Verslag van de raad van commissarissen

Vergaderingen

De rvc kwam in 2024 5 keer bijeen. Er waren 4 reguliere vergaderingen en 1 extra vergadering die in het teken stond van de vaststelling van het jaarverslag 2023. Tijdens alle vergaderingen was de voltallige rvc aanwezig.

Ontwikkelingen

In de rvc-vergaderingen ging in 2024, net als in 2023, veel aandacht uit naar de Wet toekomst pensioenen (Wtp). TKP staat – net als andere pensioenuitvoeringsorganisaties – voor de grote uitdaging om de Wtp tijdig te implementeren. Het afgelopen jaar heeft dit veel gevergd van de directie en de medewerkers. De eerste klant zal in 2025 de overstap maken en dit vormt een belangrijk markeringsmoment voor TKP. Op basis van de voortgangsrapportages en gesprekken met de directie, hebben wij het vertrouwen dat TKP op een succesvolle wijze de Wtp implementeert.

Ook de bestendigheid van het businessmodel bespraken we in de rvc-vergaderingen uitgebreid. Dat model moet TKP – na de implementatie van het nieuwe platform en de Wtp-transities – op termijn weer een gezond financieel bedrijf maken.

In 2024 kreeg de DORA-wetgeving in de rvc-vergaderingen veel aandacht. TKP zorgde – met een strak geleid project en zorgvuldig opgesteld actieplan – voor een zorgvuldige DORA-implementatie per 17 januari 2025.

We stonden in de rvc-vergaderingen periodiek stil bij de hoogte van het ziekteverzuim en de maatregelen om dit te verminderen. Ook het personeelsverloop en het strategisch personeelsplan waren onderwerp van gesprek. We spraken met de directie over de tevredenheid en het welzijn van medewerkers – inzichten daarover werden gedeeld en besproken. De jaarlijkse tevredenheidsmeting en de wekelijkse eMood gaven meer inzicht.  Eén van de thema’s die meer uitvoerig besproken is, is de werkdruk. Zowel met de directie als de or waren we daarover in gesprek. De rvc staat achter de maatregelen om de werkdruk op de werkvloer bespreekbaar te maken en andere mitigerende acties te nemen.

Rapportages

De financiële en riskrapportages zijn behandeld in de rvc-vergaderingen en meer in detail besproken tijdens een vooroverleg. Daarbij waren vanuit de rvc de voorzitter en de heer Klijnsmit aanwezig, en vanuit TKP de cfro. Van wat in deze bijeenkomsten besproken is, is vervolgens mondeling verslag gedaan in de rvc-vergaderingen.

Naast de eerdergenoemde rapportages, werd elk kwartaal ook (onder andere) de klant- en communicatiemonitor en het HR-dashboard met ons gedeeld. De rapportages die we kregen voorgelegd, waren transparant en van hoge kwaliteit. Daarmee konden we onze toezichtstaak op adequate wijze uitvoeren.

We zijn in elke vergadering meegenomen in de financiële positie van TKP. Daarnaast hadden wij voldoende zicht op de financiële positie op de lange termijn en volgen wij de executie van het meerjarenplan 2024-2030 nauwlettend.

Vergaderingen zonder directie

De rvc-leden vergaderden ook zonder de aanwezigheid van de directie, onder meer om het functioneren van de directie te evalueren. Ook besprak de rvc de eigen rol ten opzichte van de verschillende stakeholders, zoals de directie, de algemene vergadering van aandeelhouders (ava) en de medezeggenschap van TKP.

Organisatiestructuur

Voor de inbedding van TKP in de governancestructuur van a.s.r. zijn afspraken gemaakt. De aandeelhouder acht het van belang om de samenstelling van de rvc van TKP en het onafhankelijk voorzitterschap te handhaven. Verder zijn er op meerdere terreinen afspraken gemaakt om duidelijkheid te geven over welke zaken waar belegd zijn. Deze afspraken doen enerzijds recht aan de grote verwevenheid van TKP met a.s.r. en anderzijds benadrukt het de onderscheidende rol van TKP binnen a.s.r. Zo is er eigenheid en zelfstandigheid in klantspecifieke zaken en de operationele uitvoering daarvan, en is de verwevenheid juist groot op het gebied van HR, Finance en IT. De rvc staat geheel achter de gekozen richting en de afspraken die gemaakt zijn.

Daarnaast is voor HR een andere hiërarchische aansturing gekozen. In 2024 zijn de medewerkers van HR TKP hiërarchisch ondergebracht bij de HR-afdeling van a.s.r. Deze beweging had tot gevolg dat afscheid is genomen van de chro van TKP. Er is door functionele lijnen wel geborgd dat de voor TKP relevante HR-onderwerpen op de directie-agenda staan en de rvc passeren.

In september 2024 is binnen TKP de Internal Audit-functie ingericht, die hiërarchisch rapporteert aan de directeur audit van a.s.r., functioneel aan de ceo van TKP en een eigen rapportagelijn heeft naar de rvc. Het audit charter van TKP is eind 2024 door de rvc goedgekeurd. Begin 2025 hebben we het auditplan voor 2025 beoordeeld.

De samenwerking binnen a.s.r. heeft ook gevolgen voor de structuur van de medezeggenschap bij TKP. TKP had altijd een ondernemingsraad (or), maar dat is voor de bedrijfsonderdelen van a.s.r. niet gebruikelijk. Bij a.s.r. hebben bedrijfsonderdelen een onderdeelcommissie (oc). Voor het overgrote deel is de governance van a.s.r. gevolgd. Een van de uitzonderingen is dat de oc van TKP een directe lijn behoudt richting de rvc. In 2025 wordt het overleg tussen de rvc en de oc, dat eerst met de or plaatsvond, voortgezet.

Voor naleving van de Europese wetgeving uit de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) sloot TKP aan bij a.s.r.: TKP leverde de daarvoor benodigde data bij het centrale CSRD-team van a.s.r. aan. In 2024 werkte TKP het eerder vastgestelde mvo-beleid verder uit en zocht daarvoor aansluiting bij het duurzaam ondernemen-beleid van a.s.r. Als rvc vinden wij duurzaam ondernemen van groot belang, en een gedegen visie en uitgedragen beleid noodzakelijk. Het nieuwe duurzaamheidskader geeft concrete doelstellingen, waarbij het belang van de aandeelhouder, de klanten, de medewerkers en de maatschappelijk omgeving van TKP in evenwicht is.

Samenwerking met directie 

We kijken als rvc met een gevoel van tevredenheid terug op het afgelopen boekjaar. We hebben onze toezichttaak goed kunnen uitoefenen, mede door de transparante en open wijze van communiceren van de directie. De lijnen tussen de rvc en de directie waren kort, met respect voor ieders taken en verantwoordelijkheden. We waarderen het zeer dat niet alleen de verplichte onderwerpen de revue passeerden. De actieve houding van de directie in de informatieverstrekking en het consulteren van de rvc, draagt eraan bij dat wij onze toezichttaken adequaat konden uitvoeren.

Naast de 4 reguliere rvc-vergaderingen waren er gedurende het jaar voldoende andere contactmomenten met de directie. De directie geniet het volste vertrouwen van de rvc en wij zijn ervan overtuigd dat de directie de organisatie op een goede wijze begeleidt in de overgang naar de Wtp. De directie van TKP is een goed op elkaar ingespeeld en complementair team.

Samenwerking met de or

De verstandhouding met het medezeggenschapsorgaan is goed. Dit geldt niet alleen voor de lijnen die de rvc zelf heeft met de or, maar ook voor de verstandhouding tussen de directie en de or. De or voelt zich gehoord. De leden voelen zich veilig en vertrouwd om alle onderwerpen aan te snijden. De or is een belangrijke sparringpartner voor de directie.

De rvc heeft in 2024 meermaals contact gehad met de or. We zijn de or-leden zeer erkentelijk voor hun grote inzet in de afgelopen periode en zien uit naar de samenwerking met de nieuwe oc in 2025.

Jaarverslag en jaarrekening 2024

De rvc geeft een positief advies over het jaarverslag en de jaarrekening 2024 en de daarbij behorende controleverklaring. De rvc stelt aan de aandeelhouder voor dat zij de jaarrekening vaststelt. Er is, gezien de financiële resultaten over het boekjaar 2024, geen sprake van een dividenduitkering aan de aandeelhouder. Wel van een kapitaalstorting aan TKP.

Algemene vergadering van aandeelhouders

Op 31 mei 2024 heeft de ava, op grond van bijzondere omstandigheden, besloten tot verlenging van de termijn voor opmaking van de jaarrekening over het boekjaar 2023 met maximaal 6 maanden. De ava heeft in 2024 de jaarrekening 2023 vastgesteld en daarbij decharge verleend aan de bestuurders over het door hen gevoerde beleid, en de leden van de rvc voor het door hen gevoerde toezicht over het boekjaar 2023.

Utrecht, 18 juli 2025

De raad van commissarissen van TKP Pensioen B.V.:

W. (Willem) van den Berg

P. (Patrick) Klijnsmit

D. (Doekle) Terpstra
Voorzitter