Terugblik van de directie
Samen grote stappen zetten in de realisatie van de Wtp kan alleen vanuit een basis van vertrouwen en openheid. We hebben namelijk doorlopend nieuwe beslissingen te nemen. Daarom zorgen wij voor een beheerst proces waarop onze klanten kunnen bouwen. Soms moeten we ook een sprong wagen. En dan is de vraag: wat doen we als het nog niet 100% zeker is hoe we landen? Als we op 95% zitten? Welke zekerheden kunnen we dan bieden om toch te zeggen: we gaan? 2023 was een jaar van intensieve dialoog en samenwerking. Zodat we ondanks de onzekerheden wel vooruit konden gaan.
Algemeen: van verkiezingen tot indexaties
De uitslag van de verkiezingen in november 2023 zorgt voor onrust. Ook in de pensioensector: één van de winnaars van de verkiezingen is een partij die zijn vraagtekens zet bij de transitie naar een nieuw stelsel. Voor ons een extra reden om de politieke ontwikkelingen in Den Haag goed te blijven volgen. Economisch gaat het verder niet slecht met Nederland in 2023. Door de oplopende rente kunnen sommige pensioenen geïndexeerd worden.
Onderdeel a.s.r.
De samenvoeging van Aegon Nederland met a.s.r. is voor ons een bijzondere mijlpaal. Na maanden van intensieve voorbereiding wordt TKP in juli onderdeel van deze Nederlandse verzekeraar. Op 1 oktober volgt de formele overgang van onze medewerkers. We kijken terug op een beheerst en zorgvuldig verloop van het proces, ook omdat we onze medewerkers er intensief bij hebben betrokken. Voor onze klanten had en heeft de overgang geen gevolgen.
Realisatie transitie gestart met koplopers
Voor de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel kiezen onze klanten voor 1 januari 2025, 1 juli 2025, 1 januari 2026 of 1 januari 2027 als transitiemoment. Na de algemene voorbereidingen, hebben we per (cluster van) klant(en) ongeveer anderhalf jaar nodig voor de realisatie. Halverwege 2023 zijn we daarom gestart met de transitie van de eerste koplopers.
Beheerste overgang naar nieuw IT-landschap
Onderdeel van de transitie naar het nieuwe stelsel is de beheerste overgang naar een nieuw ICT-landschap voor de pensioenuitvoering: dit is een succesfactor voor een goede inrichting van de administratie voor de nieuwe regelingen én dus voor het vertrouwen in onze dienstverlening. Ook bereiden we ons goed voor op het testen van de nieuwe ICT-omgeving. In het vierde kwartaal van 2023 hebben we het mastertestplan opgeleverd. Dit beschrijft de overkoepelende kaders voor het testproces van de nieuwe ICT-omgeving: aanpak, scope en soorten testen.
Lifecyclemanagement
In 2023 is veel aandacht naar de implementatie van Plexus gegaan. Tegelijk zorgen we er ook voor dat het huidige ICT-platform goed blijft functioneren, en dat het de lopende dienstverlening volwaardig ondersteunt. Via lifecyclemanagement borgen we dit. In 2023 is hier een speciaal programma voor ingericht, met als doel het technisch fundament te verstevigen onder zowel ons ICT- en pensioenplatform als de infrastructuur. Met dat fundament zijn we beter in staat om grip te houden op de kosten en de continuïteit van de bestaande ICT-dienstverlening. Plus: we kunnen sneller vernieuwen. In de loop van 2024 sluiten we het programma af.
Progressie in voorbereiding datakwaliteit
Datakwaliteit is een belangrijk thema in de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel. In 2023 hebben we hier veel progressie in geboekt. Voor 2 van de 14 klanten met wie we het kader Datakwaliteit doorlopen, hebben we begin 2024 de rapportagefase afgerond. Op basis van deze rapportages kunnen de 2 pensioenuitvoerders hun besluitvormingsproces afronden.
Dienstverlening gebaseerd op proposities
Met de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel gaan we over van een vraaggestuurde dienstverlening op een dienstverlening die gebaseerd is op proposities. Deze proposities ontwikkelen we in nauw overleg met onze klanten. Wat er onder deze dienstverlening valt en wat zij daarnaast aanvullend kunnen afnemen, hebben we beschreven in de producten- en dienstencatalogus (pdc). Zo is voor onze klanten én onze organisatie duidelijk wat we wel en niet aanbieden. En kunnen we de kwaliteit en voorspelbaarheid van onze dienstverlening vergroten. In april 2023 hebben we de eerste versie van de pdc gepresenteerd. Ieder kwartaal daarna, ook in 2024, volgt een nieuwe, uitgebreidere versie.
Blijven bouwen aan vertrouwen
In de aanloop naar het nieuwe stelsel, sturen we in 2023 heel bewust op een goede beheersing van alle processen. Een voorbeeld daarvan is de benoeming op 1 april 2023 van Karin Bisschop tot chief financial & risk officer (cfro). Met de toevoeging van risk aan de cfo-functie benadrukken we het belang dat we aan een goede beheersing hechten. Ook hebben we in 2023 doorgebouwd aan het three lines-model. Dit versterken we in 2024 verder. Bijvoorbeeld met een derdelijns Internal Audit-functie die we samen met a.s.r. ontwikkelen.
Veel aandacht voor betrokken en tevreden medewerkers
De personeelstekorten zijn in 2023 in Nederland onverminderd groot. Ook in de pensioensector. Onze sector heeft daarnaast extra veel last van vergrijzing én kampt met een imagoprobleem onder jongere werkzoekenden, zo schrijft Pensioen Pro in maart 2023. Als één van de grote werkgevers in Groningen heeft TKP gelukkig voldoende aanwas. Vanzelfsprekend is het ook voor ons, zeker in de aanloop naar het nieuwe stelsel, belangrijk om te blijven investeren in ons werkgeverschap. In vitaliteit, welzijn en tevredenheid van onze medewerkers.
We onderzoeken daarom geregeld de medewerkerstevredenheid. Sinds de samenvoeging met a.s.r. doen we dat bijvoorbeeld online met eMood. Met deze tool meten we kortcyclisch (wekelijks!) de tevredenheid onder onze medewerkers. Onze medewerkers blijken tevreden te zijn over TKP als werkgever. Op betrokkenheid scoren we in 2023 een 7,6, op welzijn, gedrag, erkenning en ontwikkeling een 7,3.
Verder:
- beveelt 81% TKP aan als goede plek om te werken
- is 77% trots om voor TKP te werken
- voelt 75% zich gemotiveerd om optimaal te presteren
- geeft 80% geeft aan dat collega’s oog voor elkaar hebben
Voor 2024 zijn verschillende acties gepland om ons werkgeverschap te blijven verbeteren. Daarover leest u meer in de vooruitblik.
Onze belofte, strategie en doelstellingen
Wat ons beweegt, wat ons als TKP iedere dag weer motiveert om ons werk nog beter te doen dan de dag ervoor, hebben we een aantal jaar geleden krachtig samengevat in onze belofte: Pensioen made easy. En die belofte staat nog altijd fier overeind.
Daarom Pensioen made easy
Wanneer iets ingewikkeld is, zoals een pensioenregeling, worden mensen terughoudend. Voelen ze afstand. Denken ze: eerst andere zaken doen die ik wel snap. Complexiteit kan zelfs wantrouwen in de hand werken. Hebben ‘ze’ wel het beste voor met mij?
En dat terwijl een pensioen het grootste vermogen is dat de meeste mensen ooit zullen hebben. Nu we bovendien steeds ouder worden, zijn we ook langer afhankelijk van een goed pensioeninkomen. Onvoldoende geïnformeerd zijn nu, kan grote gevolgen hebben voor het inkomen en het welzijn straks. Extra belangrijk dus dat mensen in het volste vertrouwen de juiste pensioenkeuzes kunnen maken.
Dat vertrouwen moeten wij wel verdienen. En dat doen we door ingewikkelde pensioenzaken eenvoudig te maken. Zodat de bijna 4 miljoen deelnemers van onze klanten weten waar zij aan toe zijn – zeker nu we door de grootste stelselwijziging ooit gaan – en ze erop kunnen vertrouwen dat hun pensioen van voor tot achter klopt.
Onze belofte
Voor een goed pensioen vertrouwen miljoenen Nederlanders op ons. Vertrouwen dat wij verdienen door te zorgen dat hun pensioen van voor tot achter klopt. En door het zo eenvoudig mogelijk voor ze te maken.
… aan deelnemers
In het contact met ons ervaren pensioendeelnemers en hun werkgevers wat eenvoud betekent: een begrijpelijke brief, een gebruiksvriendelijke portal, een verhelderend gesprek. Zodat ze goed weten waar ze aan toe zijn.
…aan klanten
We helpen pensioenuitvoerders weloverwogen keuzes te maken door ontwikkelingen te duiden en inzichten te delen. Samen, in co-creatie, werken we aan laagdrempelige dienstverlening en komen we tot de beste oplossingen.
…aan medewerkers
Pensioen eenvoudig maken is complex. We zijn trots op onze medewerkers die daar elke dag aan werken. Op hun expertise en beoordelingsvermogen. Daarom geven we ze veel vrijheid en vertrouwen.
Onze strategie
Onze doelstellingen
In de komende jaren, tot en met 2030, zijn dit onze doelstellingen:
De beste dienstverlening
- We zijn onderscheidend in persoonlijke en digitale klantbediening
- We breiden selfservice aan deelnemers en werkgevers uit
- We leveren efficiënte en effectieve dienstverlening – met onderscheidende keuzediensten
- We zorgen voor steeds eenvoudiger processen en diensten
- We investeren in artificial intelligence
Bestendige bedrijfsvoering
- We werven vanaf 2027 nieuwe pensioenfondsklanten
- We groeien – samen met onze klanten – naar ruim 5 miljoen deelnemers in 2030
- We bieden de laagst mogelijke kosten per deelnemer
- We sturen op lage kosten door handmatige taken verregaand te automatiseren
- We zijn dé uitbestedingspartner van a.s.r. en andere gesloten verzekerd-pensioenregelingen
Samen met onze klanten
- We gebruiken onze schaal om betaalbare en betrouwbare diensten te leveren
- We ontwikkelen dienstverlening op basis van proposities en in nauwe samenwerking met onze klanten en partners
- We leveren onze diensten vanuit een logische producten- en dienstencatalogus
- We voeren regie over de hele keten van pensioendienstverlening – en ontzorgen daarmee onze klanten
- We zijn transparant en voorspelbaar in administratieve processen en klantbediening – zodat klanten in control zijn
Een geweldige werkomgeving
- We hebben een sterke strategische koers met maatschappelijke relevantie
- We stimuleren waardering, respect en samenwerking
- We focussen op vitaliteit, duurzame inzetbaarheid en persoonlijke groei
- We hebben een cultuur van diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie
- We bieden aantrekkelijke harde en zachte arbeidsvoorwaarden
Midden in de samenleving
- We zetten onze expertise in voor financiële zelfredzaamheid
- We respecteren mensenrechten en bevorderen diversiteit en inclusie
- We beschermen en herstellen het milieu
- We opereren zo duurzaam mogelijk en zijn klimaatneutraal in 2030
- We sluiten zoveel mogelijk aan bij het maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo)-beleid van onze klanten
Maatschappelijk betrokken
Wij zorgen voor het pensioen van zo’n 4 miljoen Nederlanders. Dat maakt ons extra bewust van de rol die we hebben in de samenleving. Daarom zorgen we niet alleen goed voor de financiële toekomst van miljoenen deelnemers, maar dragen we ook bij aan duurzaamheid in brede zin. Voor mens, milieu en maatschappij. Voor huidige en toekomstige generaties.
We zijn als TKP kritisch op ons eigen handelen als het gaat over mens, milieu en maatschappij. Dat is ons uitgangspunt. Daarom willen we onze eigen voetafdruk verkleinen, op een verantwoorde wijze inkopen, onze maatschappelijke betrokkenheid laten zien en hier verantwoordelijkheid voor nemen. We werken samen met a.s.r. de impact van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verder uit.
Om focus aan te brengen in ons maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo)-beleid hebben we ons laten inspireren door de ontwikkelingsdoelstellingen (Sustainable Development Goals, SDG’s) van de Verenigde Naties. Uit de 17 doelstellingen selecteerden wij er 4 die passen bij onze kernwaarden:
- Einde aan armoede (1)
- Goede gezondheid en welzijn (3)
- Betaalbare en duurzame energie (7)
- Verantwoorde consumptie en productie (12)
Deze thema’s zijn essentieel voor het behoud van een leefbare wereld. Daarnaast sluiten ze nauw aan bij de onderwerpen waar we een bijdrage aan kúnnen leveren en die in het belang van onze klanten zijn. Deze ontwikkelingsdoelen hebben we vertaald naar 3 concrete thema’s:
- Duurzaamheid
- Vitaliteit
- Armoedebestrijding
Maatschappelijk betrokken (vervolg 1)
1. Duurzaamheid
Betaalbare en duurzame energie en het terugdringen van fossiele brandstoffen, is in Nederland een breed gedragen doel. Wij willen hieraan bijdragen door ons energieverbruik te verminderen en waar mogelijk duurzame technologie te gebruiken. We focussen ons daarnaast op de vermindering van afval en het gescheiden aanleveren van afval. Binnen onze mogelijkheden leveren we een bijdrage aan het stimuleren van de circulaire economie. Tot slot moedigen we onze medewerkers aan te kiezen voor verantwoorde en duurzame voeding.
Concrete resultaten in 2023
- Onze 216 zonnepanelen waren in 2023 goed voor bijna 25.000 kWh.
- We hebben het papiergebruik van printers enorm beperkt (in vergelijking met 2018: -80%).
- We gebruikten steeds minder gas en energie door bijvoorbeeld ledverlichting (in vergelijking met 2018: -23%).
- We stimuleren het gebruik van elektrische auto’s, (elektrische) fietsen en openbaar vervoer. Zo mogen sinds 2023 nieuwe leaseauto’s alleen nog maar elektrisch zijn.
- We kozen weer voor cradle-to-cradle tapijt en circulaire meubels.
- Op een van onze panden is nieuwe zonwering aangebracht, dat zorgt voor 25% reductie van aircogebruik.
- Met de wekelijkse Meatless Monday en 1 keer per jaar de Week zonder vlees, hebben we de vleesconsumptie verder teruggebracht. Alle vergaderlunches en borrels zijn nu standaard vegetarisch.
- Het plastic materiaal in ons bedrijfsrestaurant is met 25% verminderd.
- Door te reinigen met ozonwater gebruiken we geen schoonmaakmiddelen bij het reinigen van de werkplekken.
- We hebben op ons terrein bloemen- en bijenmixen geplant en houden bij alle andere beplanting rekening met biodiversiteit.
2. Vitaliteit
Met het thema vitaliteit richten we ons met name op de gezondheid en het welzijn van onze medewerkers. We vinden het belangrijk dat zij zich vitaal voelen. Daar dragen we met diverse activiteiten aan bij. Door ze in staat te stellen te sporten bijvoorbeeld. Maar ook door ons te focussen op hun mentale gezondheid en een goede zithouding.
Concrete resultaten in 2023
- We organiseerden opnieuw onze jaarlijkse vrijwilligersdag: 30 collega’s zetten zich in voor zo’n 10 projecten.
- We introduceerden een nieuw vitaliteitsprogramma. Medewerkers kunnen bij a.s.r. punten sparen voor korting op bijvoorbeeld activity trackers of hun zorgverzekering.
- De tevredenheid over onze aanpak van hybride werken is groot, dus die aanpak houden we in stand.
- We organiseerden 4 wandel- en hardlooptochten en 2 ski- en fietsweekenden.
- We boden online yogalessen aan.
- Op 10 september was weer het jaarlijkse fietsevent van het Noorden: de TKP Tocht van Groningen.
3. Armoedebestrijding
Als financiële dienstverlener willen we onze kennis delen met mensen die in financiële problemen zijn geraakt of dreigen te raken. En ze met raad en daad terzijde staan. Zo gaan we bijvoorbeeld bij ze langs om ze voorlichting te geven en te helpen overzicht te krijgen.
Concrete activiteiten in 2023
- We gaven 24 gastlessen op basis- en middelbare scholen.
- We deelden financiële kennis en vaardigheden met 12 huishoudens.
- Tientallen collega’s zamelden boodschappen in voor gezinnen met een kleine beurs.
Diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie
Dat we maatschappelijk betrokken zijn, zie je ook aan onze visie op diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie. We vinden het belangrijk dat iedereen bij ons werkt, de ruimte voelt om zichzelf te zijn. We omarmen diversiteit door onderlinge verschillen op de werkvloer te erkennen en waarderen – en er ook ruimte voor te bieden.
Om de leef- en denkwereld van een ander te leren begrijpen en samen te onderzoeken hoe we écht inclusief kunnen samenwerken, gaan wij het gesprek met elkaar aan. Wat drijft en beweegt onze collega’s? Hoe kunnen we rekening houden met elkaar en voor elkaar open staan? Want of het nou gaat om persoonlijkheid, geaardheid, etnische achtergrond, body type, of geloof: onze verschillen maken ons rijker – als mensen én als organisatie.
Met de activiteiten die we organiseren, leren we medewerkers over onbewuste vooroordelen, vergroten we hun kennis en werken we aan een omgeving waarin gelijkwaardigheid centraal staat en iedereen tot zijn recht komt.
Onze activiteiten in 2023
- We organiseerden 3 Lunch & Learn-sessies over onder meer neurodiversiteit en discriminatie
- We voerden gesprekken over feestdagen en tradities uit verschillende culturen, zoals Keti Koti
- Intern publiceerden we blogs over diversiteit en inclusie op de werkvloer en organiseerden we lezingen over bijvoorbeeld inclusief leiderschap
- Met workshops vergrootten we de bewustwording, zoals ‘Wat doe ik?’, waarin we in een spelvorm leren om te gaan met dilemma’s. En ‘Met andere ogen’, waarin we met een virtual reality-bril uitsluiting en inclusie ervaren
- We pasten de externe communicatie aan, onder meer met ondertiteling van video’s en aandacht voor inclusie in beeldgebruik
- We voerden gesprekken met externe partijen zoals Werkpad, om ons selectieproces te verbeteren en een aantrekkelijker werkgever te zijn voor mensen met een beperking of afstand tot de arbeidsmarkt
Onze organisatie
Zo ziet onze organisatie eruit
Onze organisatie is in 2023 ingericht in 6 bedrijfsonderdelen: Client, Finance & Risk, Human Resources, Operations, Technology en Verzekerd Pensioen, PPI en Apf. We hanteren een klantgerichte indeling: een aantal afdelingen hebben we gegroepeerd naar de activiteiten die zij voor specifieke klanten of klantgroepen uitvoeren.
Samenstelling directie
Onze directie bestaat eind 2023 uit:
- Paul Everloo, chief executive officer (ceo)*
- Frits Bart, chief client officer (cco)*
- Karin Bisschop, chief finance & risk officer (cfro)*
- Wilfred Brand, chief human resource officer (chro)
- Jonathan Koopmans, chief technology officer (cto)
- Bert Vos, managing director Verzekerd Pensioen, ppi en apf (md)
- Joke Westenbrink, chief operations officer (coo)*
* Onze statutaire directie bestaat uit onze ceo, cco, cfro en coo. Met 2 vrouwen en 2 mannen in de statutaire directie voldoen we aan een evenwichtige man-vrouwverhouding.
Onze organisatie in cijfers
We administreren pensioenrechten voor pensioenfondsen – ondernemings- en bedrijfstakpensioenfondsen – en andere pensioenuitvoerders, en voeren namens deze klanten de pensioencommunicatie uit. Onze ruim 1.100 medewerkers werken in 2023 voor 22 klanten: 13 pensioenfondsen, 6 sociale fondsen, 1 algemeen pensioenfonds (met 9 pensioenkringen), 1 premiepensioeninstelling en 1 pensioenverzekeraar. Namens hen keren we in 2023 ongeveer € 5,6 miljard aan pensioenen uit. Hún klanten – in 2023 bijna 4 miljoen deelnemers en zo’n 72.000 werkgevers – rekenen op ons voor juiste en tijdige pensioenuitkeringen en heldere pensioeninformatie en communicatie. In 2023 bestaat ons vaste personeelsbestand uit gemiddeld 846 fte. Naast eigen medewerkers werken er eind 2023 174 externe medewerkers voor ons. Gevestigd in Groningen, zijn we een dochterbedrijf van ASR Nederland N.V.
Kerncijfers
Kerncijfers TKP
Kerncijfers van onze klanten
Kerncijfers (vervolg 1)
Toelichting op een aantal kerncijfers
De omzet is ten opzichte van 2022 met name gestegen door reguliere indexatie van tarieven en voor klanten uitgevoerd meerwerk. In 2023 hebben we te maken met extra lasten vanwege het programma Wtp. Dit verklaart de daling van de solvabiliteit. De financiering van de programmakosten leidt tot een stijging van de kortlopende schulden en daarmee tot een daling van de quick-ratio. We hebben in 2024 met a.s.r. versterkingen van de kapitaals- en liquiditeitsposities afgesproken, die na de balansdatum zijn geëffectueerd. Het aantal fte (eigen medewerkers, exclusief inhuur) is gestegen van 699 naar 846, doordat we externe medewerkers hebben vervangen door interne medewerkers en omdat het programma Wtp meer inzet vroeg.
Risico’s onder controle
Voor een pensioenuitvoeringsorganisatie als TKP, waar we de pensioenen van miljoenen mensen verwerken, is goed risicomanagement een absolute basis- en randvoorwaarde. Omdat de pensioenwereld complexer wordt, groeien ook de eisen die aan ons risicomanagement gesteld worden.
Ons risicomanagementsysteem
De inrichting van de verantwoordelijkheden voor het risicomanagement en van het raamwerk voor interne beheersing, hebben we gebaseerd op het three lines-model. In dit model is vastgelegd hoe de relatie van de functies en verantwoordelijkheden in de verschillende lagen rond de risicobeheersing zijn verdeeld.
In het model maken we onderscheid tussen de eerste, tweede en derde lijn. Het eerste-en tweedelijnsprincipe is gebaseerd op een scheiding tussen uitvoerende verantwoordelijkheden voor het beheersen van de risico's aan de ene kant, en de kaderstellende en monitorende verantwoordelijkheden aan de andere kant. De derde lijn ziet onafhankelijk toe op een adequate werking van het totale beheersingssysteem (de eerste 2 lijnen). Een goede inrichting en werking van de 3 lijnen helpt de organisatie om risico's effectief te beheersen en zo organisatiedoelstellingen te bereiken.
Eerstelijns verantwoordelijkheden
De eerste lijn bestaat uit het management en de medewerkers in de bedrijfsvoering en ondersteunende staven. Zij zijn verantwoordelijk voor het identificeren en analyseren van de risico’s – met Risk Control Self Assessments (RCSA’s) – en het treffen van maatregelen in het kader van beheersing. Hierbij kunnen zij ondersteuning krijgen van specialisten in de eerste lijn, zoals eerstelijns riskofficers, privacy-officers, dataquality-officers of security-officers.
Tweedelijns verantwoordelijkheden
De tweede lijn bestaat uit toezichthoudende staffuncties. De collega’s in risicomanagement- en compliancefuncties challengen, faciliteren en monitoren de effectiviteit en integriteit van het risicomanagement binnen het systeem van interne beheersing. Een deel van het interne toezicht wordt uitgevoerd door collega’s in de IT-riskfunctie die toezien op correcte naleving van het informatiebeveiligingsbeleid. Op basis van risicoanalyses (RCSA’s) en controleprogramma’s, zoals het Good Control Program, zorgen zij voor beoordeling en monitoring van de risico’s en de getroffen beheersingsmaatregelen voor informatiebeveiliging. De tweede lijn is verantwoordelijk voor monitoring en risicorapportage, onafhankelijk van de risiconemers in de organisatie. De afdeling rapporteert aan de cfro van TKP. Ook is er een functionele lijn met het riskmanagement van a.s.r. voor monitoring van de risicobeheersing.
Risico's onder controle (vervolg 1)
Derdelijns verantwoordelijkheden
De derde lijn bestaat uit collega’s in een interne auditfunctie. Zij staan los van de overige onderdelen van de organisatie en hebben geen rol in de uitvoering van reguliere bedrijfs- en risicobeheersingsprocessen. Daardoor kan deze lijn een onafhankelijk oordeel geven over de wijze waarop de eerste en tweede lijn functioneren. Internal Audit a.s.r. (IA a.s.r.) vormt, sinds 1 oktober 2023, de derde lijn van TKP. Voor die tijd was Internal Audit Aegon Nederland de derde lijn van TKP. IA a.s.r. stelt aan de hand van onderzoeken (audits) de kwaliteit van de interne beheersing binnen de TKP-organisatie vast en rapporteert hierover aan de directie van TKP, de directie van a.s.r. en het Audit Committee. Operational en IT- audits zijn jaarlijks de scope van de auditwerkzaamheden.
Onze verantwoording over de risicobeheersing
We leggen expliciet verantwoording af over de beheersing van de processen die onze klanten aan ons uitbesteden. De belangrijkste verantwoordingsdocumenten zijn het ISAE 3402-rapport, ISO-certificaten, het In control-statement, de servicelevel agreement (SLA)- rapportage en de risicorapportages.
ISAE 3402-rapport
Over de beheersing van pensioenadministratieprocessen leggen we jaarlijks verantwoording af aan onze klanten. Dat doen we in de vorm van een ISAE 3402 type Il-rapport, gebaseerd op het COSO-model. Met dit rapport geven we onze klanten en hun externe accountants transparant inzicht in de opzet en werking van de interne beheersing. ISAE 3402 is een internationale standaard voor zekerheid bij uitbesteding. In de ISAE 3402-verklaring laten we zien in hoeverre we voldoen aan de kwaliteitseisen. Bedrijfstak- en ondernemingspensioenfondsen, premiepensioeninstellingen, algemene pensioenfondsen, verzekerd pensioen en sociale fondsen ontvangen elk een eigen ISAE 3402 type Il-rapport. Alle rapportages zijn voorzien van een goedkeurende verklaring.
In control-statement
Elk kwartaal stellen we een In control-statement (ICS) op. Hierin laten we op basis van afgesproken prestatie-indicatoren zien hoe het staat met de interne beheersing. Het ICS is gebaseerd op het framework van risicomanagement voor pensioenfondsen.
Servicelevel agreement-rapportage
Ieder kwartaal stellen we per klant een verantwoording op waarin staat hoe we scoren op het nakomen van afspraken over onze dienstverlening.
Risicorapportage voor klanten
We stellen 4 keer per jaar een risicorapportage op voor onze klanten. Hiermee geven we ze inzicht in de risicobeheersing binnen onze organisatie en in de risico-onderwerpen die met hen afgesproken zijn.
| Niet-financieel risico (operationeel risico) | Financieel risico |
| OR 1. Strategisch of bedrijfsvoeringsrisico | FR 1. Tegenpartijrisico (was: kredietrisico) |
| OR 2. Juridische, regelgeving-, gedrags- en compliancerisico | FR 2. Liquiditeitsrisico |
| OR 3. Belastingrisico | FR 3. Solvabiliteitsrisico |
| OR 4. Fraude-, witwas- en terrorismefinancierings-risico | FR 4. Rentabiliteitsrisico (nieuw) |
| OR 5. Uitvoeringsrisico | FR 5. Renterisico |
| OR 6. IT-, informatiebeveiligings- en continuïteitsrisico | |
| OR 7. HR-risico | |
| OR 8. Facilitair risico |
Risico’s
In onze bedrijfsvoering onderkennen we 2 categorieën risico's: financiële risico's en niet-financiële risico's.
Niet-financiële risico’s
OR 1. Strategisch of bedrijfsvoeringsrisico
Dit zijn de risico's die de succesvolle realisatie van de strategische doelen in positieve of negatieve zin beïnvloeden. Ze kunnen een interne of externe oorzaak hebben. Onze risicobereidheid tegenover deze risico's is gemiddeld. Externe strategische risico's zijn consolidaties in de pensioensector, concurrentie en nieuwe toetreders, een economische crisis of een ingrijpende verandering van wetgeving (zoals de Wtp).
Voor conjunctuurschommelingen zijn we minder gevoelig. We sluiten namelijk langlopende contracten met onze klanten en het aantal concurrerende aanbieders is beperkt. Het feit dat we een top 3-speler zijn, zien we als toereikend om het risico van marktveranderingen op te vangen. De consolidatie van de markt zorgt wel voor een daling van het aantal klanten. Dit heeft echter geen negatieve gevolgen voor het aantal deelnemers. We beheersen de strategische risico's met onder meer de volgende maatregelen:
- We herijken minimaal elke 3 jaar onze strategische kaart en sturen elk jaar bij met het midtermplan. Hiermee worden de strategische risico's jaarlijks in kaart gebracht en managementacties bepaald om de strategische risico's te mitigeren.
- Door onze actieve deelname in commissies van de Pensioenfederatie, die op haar beurt weer actief is in politiek Den Haag, zijn we op de hoogte van ontwikkelingen en kunnen we hieraan bijdragen. Daarnaast houden we regelmatig klankbordsessies met onze klanten over actuele ontwikkelingen.
- We besturen de realisatie van de strategische doelstellingen met een programmaplan en roadmaps voor strategische implementaties, zoals de Wtp.
- We versterken de diversificatie in onze dienstverlening aan ondernemings- en bedrijfstakpensioenfondsen, algemene pensioenfondsen, premiepensioeninstellingen en verzekerd pensioen.
OR 2. Juridisch, regelgevings-, gedrags- en compliancerisico
Als betrouwbare en integere pensioenuitvoeringsorganisatie vermijden wij handelingen die afbreuk doen aan de wettelijke en maatschappelijke verantwoordelijkheden die gelden voor financiële instellingen. Onze risicobereidheid tegenover de risico's in deze categorie is laag tot zeer laag. Daarom hebben we een omvangrijke set aan maatregelen ingericht om de risico's te mitigeren. We borgen de expliciete integratie van onze kernwaarden en gedrag in jaarplannen, teamafspraken en de individuele beoordelingscyclus. We bewaken de betrouwbaarheid en integriteit van ons handelen met pre- en in-employment screening en de integriteit van de bedrijfsvoering met online awareness en complianceprogramma's.
Jaarlijks voeren we een systematische integriteitsrisicoanalyse uit om de ontwikkeling van deze risico's te beoordelen en waar nodig bij te sturen. Onze afdeling Risk Management & Compliance werkt intensief samen met a.s.r. Samen houden zij ontwikkelingen goed in de gaten. Met ons propositiemanagement zorgen we dat we betrouwbare producten en diensten aanbieden en het vertrouwen van onze klanten versterken. Het is onze plicht de privacy van onze klanten, hun deelnemers en werkgevers, en onze eigen medewerkers te beschermen, zoals vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). We hebben interne beheersmaatregelen ingericht die periodiek beoordeeld worden door een externe privacy-audit. In 2023 zijn er 9 meldingen geweest bij de autoriteit persoonsgegeven (AP) voor het niet naleven van de AVG. Er zijn geen boetes opgelegd.
OR 3. Belastingrisico
We lopen een zeer beperkt belastingrisico, doordat we onderdeel zijn van de fiscale eenheid van ASR Nederland N.V., waardoor onze fiscale positie wordt behartigd door de specialisten van de afdeling Fiscale Zaken van ASR Nederland N.V. Daarnaast lopen enkele langdurige procedures over de btw-heffing pensioenadministratievergoeding. De uitspraak hierover kan ons raken. Wij hebben ter mitigatie van de mogelijke impact afspraken gemaakt met de Belastingdienst. De invoering van de Wtp leidt door het ontbreken van een centraal standpunt van de Belastingdienst inzake de btw-heffing over de implementatievergoeding Wtp tot extra financieel risico. Dit risico is gemitigeerd door het aanteken van bezwaar.
OR 4. Fraude-, witwas- en terrorismefinancieringsrisico
Als pensioenuitvoeringsorganisatie lopen we financial crime-risico's, waaronder witwassen en financiering van terrorisme. We zijn ons bewust van onze rol in de bestrijding hiervan, zoals vastgelegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Fraude en diefstal van binnen of buiten onze organisatie doen afbreuk aan onze betrouwbaarheid, reputatie en aan een veilige werkomgeving. Met adequate functiescheidingen, vier-ogen-controles, procuratie en autorisatieschema's en aansluitingscontroles treffen we op alle inkomende en uitgaande geldstromen voldoende maatregelen om fraude te minimaliseren. Uiteraard volgen we het preventieve en detectieve beleid van Aegon en a.s.r., met onder meer gedragscodes, pre- en in employment screening en klokkenluidersregelingen. De a.s.r.-gedragscode is verplicht voor alle in- en externe medewerkers en is beschikbaar op asrnederland.nl.
OR 5. Uitvoeringsrisico
Onze uitvoerings- en rapportageprocessen vormen de kern van onze dienstverlening. Daarom hebben we een lage risicobereidheid tegenover risico's die aan de betrouwbaarheid daarvan afbreuk kunnen doen. Met een uitgebreide set aan controles borgen we dat deze processen goed worden uitgevoerd. De kwaliteit van de dienstverlening meten we dagelijks en in SLA-rapportages rapporteren we erover. In het jaarlijkse ISAE 3402-rapport leggen we verantwoording af over de uitvoering van de interne controls.
OR 6. IT-, informatiebeveiliging- en continuïteitsrisico
Ons betrouwbare ICT-platform is de basis voor onze dienstverlening. Risico's die afbreuk doen aan betrouwbare ICT-processen, -systemen en -prestaties willen we zoveel mogelijk voorkomen. De data die aan ons zijn toevertrouwd, beschermen we goed tegen securitybedreigingen. Hiervoor hebben we een uitgebreide set van ICT- en security-controls ingericht, waaronder logische en fysieke beveiliging, operationeel beheer, systeemontwikkeling, data-integriteit, informatiebeveiliging, backup en recovery, en business continuity. We toetsen deze maatregelen periodiek. Ons systeem is daarnaast ISO 27001-gecertificeerd. Over de werking van de IT general-controls verantwoorden we ons jaarlijks in het ISAE 3402-rapport.
OR 7. HR-risico
Betrouwbare dienstverlening betekent dat we deze ook onder bijzondere omstandigheden of tijdens calamiteiten kunnen leveren. We minimaliseren verstoringen door uitval van ICT-middelen of door schade aan gebouwen en middelen. Klantgegevens en bedrijfseigendommen, waaronder ons datacenter, beschermen we met fysieke toegangsbeveiligingsmaatregelen.
OR 8. Facilitair risico
Betrouwbare dienstverlening betekent dat we deze ook onder bijzondere omstandigheden of tijdens calamiteiten kunnen leveren. We minimaliseren verstoringen door uitval van ICT-middelen of door schade aan gebouwen en middelen. Klantgegevens en bedrijfseigendommen, waaronder ons datacenter, beschermen we met fysieke toegangsbeveiligingsmaatregelen.
Financiële risico's
FR 1. Tegenpartijrisico
Het tegenpartijrisico bestaat voornamelijk uit kredietrisico. De kredietwaardigheid van onze klanten is hoog en in de afgelopen jaren is er niet afgeboekt op debiteuren. De liquide middelen hebben we ondergebracht bij banken met minimaal een A-rating. Hierdoor lopen we een beperkte mate van marktconcentratierisico.
FR 2. Liquiditeitsrisico
We hebben een structurele positieve instroom van gelden vanuit contractuele financiële afspraken over vaste vergoedingen, meerwerk en betalingsvoorwaarden. Een goede balans in inkomende en uitgaande kasstromen voorkomt ontoereikende liquide middelen. Overtollige liquiditeiten worden niet belegd, maar afgestort op de rekeningcourantverhouding met a.s.r. We kunnen gelden onttrekken wanneer dit noodzakelijk is, met minimale blootstelling aan renterisico (zie FR5. Renterisico).
Het informatielandschap dat onder de Wtp benodigd is voor de dienstverlening aan onze klanten, vereist omvangrijke investeringen. Wij nemen een aanzienlijk deel daarvan voor eigen rekening en financieren de klantbijdragen aan het investeringsprogramma voor. Dit brengt gedurende enkele jaren een netto uitstroom van liquide middelen met zich mee. Met onze moedermaatschappij a.s.r. hebben we in 2024 afspraken gemaakt over een versterking van de liquiditeitspositie met een lening en een kapitaalstorting. Deze zijn na balansdatum geëffectueerd.
FR 3. Solvabiliteitsrisico
Winstgevendheid zien we als een belangrijke driver voor een gezonde solvabiliteit. Op basis van het midtermplan bepalen we de jaarlijkse begroting, inclusief de investeringsruimte. Maandelijks sturen we bij op basis van de actuele financiële cijfers. We bewaken op die manier de ontwikkeling van het eigen vermogen en de solvabiliteit.
Het informatielandschap dat onder de Wtp benodigd is voor de dienstverlening aan onze klanten, vereist omvangrijke investeringen. Wij nemen een aanzienlijk deel daarvan voor eigen rekening. Dit brengt gedurende enkele jaren een negatief resultaat met zich mee. De afspraken met a.s.r. in 2024, die na balansdatum zijn geëffectueerd, zorgen voor een versterking van de liquiditeitspositie. Op basis van de huidige en verwachte liquiditeits- en solvabiliteitsposities zien wij geen continuïteitsrisico's.
FR 4. Rentabiliteitsrisico
Het rentabiliteitsrisico geeft weer of onze organisatie of onze projecten voldoende winstgevend is. Dit is van belang om de continuïteit van onze activiteiten te borgen of om voldoende mogelijkheden te hebben om (externe) financiering te kunnen realiseren. Door het Wtp-programma staan onze financiële resultaten onder druk. Met onze moedermaatschappij a.s.r. zijn afspraken gemaakt over financiering in combinatie met de verwachte winstgevendheid (zie ook FR2 en FR3).
FR 5. Renterisico
TKP Pensioen B.V. loopt renterisico over de rekeningcourantverhouding met a.s.r. Deze rekeningcourant wordt maandelijks gemonitord en overtollige middelen worden afgestort naar a.s.r. treasury. Daarnaast wordt renterisico gelopen over een deel van de voorzieningen, aangezien deze tegen marktrente contant worden gemaakt.
FR 6. Financiële verslaggevingsrisico’s
Risico's in onze financiële verslaggeving zijn de betrouwbaarheid van schattingen en de verantwoording van complexe transacties in financiële rapportages, zoals de jaarrekening. In deze jaarrekening is sprake van een aantal schattingen. Voorbeelden daarvan zijn de waardering van de immateriële vaste activa en de voorzieningen (met name die voor de buy-out-vergoeding en voor verlieslatende contracten). Vanwege de Wtp hebben we fors geïnvesteerd in ons informatielandschap. Deze investeringen bestaan uit (eigen) ontwikkelingsuren en out-of-pocket-kosten.
Vooruitblik op 2024
In de politiek zijn nog steeds veel discussies over de Wtp die in 2023 is ingegaan. Zoals het er nu, op het moment van het maken van dit jaarverslag, naar uitziet wordt 2024 hét jaar waarin we alles gereed moeten hebben om de eerste klanten de overstap te laten maken naar het nieuwe pensioenstelsel. Op 1 mei 2025 brengen we naar verwachting de eerste klant over, zodat we daarna de – op dit moment bekende – deadline van 2028 voor ál onze klanten kunnen halen.
Wtp: wetgeving definitief, belangrijke voorbereidingen
Hoewel de wetgeving sinds vorig jaar definitief is, betekent dat niet dat de inhoud van de regelingen en het proces van de transitie helemaal vast staat. Om onze klanten straks tijdig over te kunnen brengen, staan er in 2024 belangrijke activiteiten op de agenda. Zo gaan we het Kader datakwaliteit verder doorlopen, gaan we de datakwaliteit vaststellen en eventuele correctieactiviteiten uitvoeren. We concretiseren de transitiecommunicatie en voeren proefmigraties uit. Ook richten we de nieuwe pensioenadministratie in – inclusief terugwerkendekrachtfunctionaliteit – op het Plexus-platform van Keylane. In het najaar van 2024 is onze eerste serieuze uitdaging: wij zijn namelijk verplicht om deelnemers een aantal maanden voor de daadwerkelijke overgang te informeren over de gevolgen voor hun persoonlijke situatie.
Blijvend in gesprek met klanten en sector
Doordat we allemaal – als sector, onze individuele klanten en wijzelf – nog steeds bijleren en werkenderwijs verbeteringen doorvoeren, is het belangrijk in gesprek te blijven. Over de ambities van onze klanten bijvoorbeeld. Ambities die we de komende jaren gaan realiseren en waarover we elkaar geregeld 1-op-1 blijven spreken in het transitieproces.
In de bijeenkomsten van de Raad van Advies (RvA) en het Klantenforum, die we ook in 2024 organiseren, delen we nieuwe ontwikkelingen. En bespreken we onze plannen en de voortgang. Nu we steeds dichter bij de werkelijke transitie komen, wordt de rol van ons Expertisecentrum (EC) in dat delen en duiden steeds belangrijker. Zij houden de ontwikkelingen goed in de gaten én zitten in diverse werkgroepen van onder andere de Pensioenfederatie. Daarin denken ze mee en werken ze samen met andere partijen uit de sector aan de uitvoering van de Wtp.
Integratie van Aegon Nederland en a.s.r.
Met de samenvoeging van ons moederbedrijf, Aegon Nederland, met verzekeraar a.s.r. hebben we sinds vorig jaar een krachtige, op Nederland gericht en pensioenminded moederbedrijf. De daadwerkelijke integratie loopt door in 2024. Omdat we hebben afgesproken dat we onze zelfstandige positie behouden, verandert er voor onze klanten in principe niets, behalve dat we nog meer slagkracht krijgen om goed in te spelen op de veranderingen die ons wachten. Onze interne organisatie verandert hier wel deels door. Op een aantal gebieden gaan we in 2024 over op de werkwijze van a.s.r.
Voortdurende aandacht voor medewerkertevredenheid
De veranderingen die de Wtp met zich meebrengt, vragen ook in 2024 veel van onze mensen en onze organisatie. Naast bestaande activiteiten, zoals het wekelijks meten van het werkgeluk of dialoogsessies met de directie, zetten we in 2024 ook nieuwe activiteiten in om de medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid te vergroten. Deze baseren we op de verbeterpunten die uit onze jaarlijkse cultuurmeting naar voren komen. Zoals meer doelgerichtheid en duidelijkheid over strategie en doelstellingen. Of beslissingsbevoegdheid lager in de organisatie, zodat medewerkers meer initiatief kunnen nemen en zich zo beter kunnen ontwikkelen.
Ook blijven we extra inzetten op leiderschap. Met verschillende activiteiten, zoals gesprekstrainingen, intervisie en werksessies, werken we aan een leiderschapscultuur waarin een goede balans is tussen efficiëntie en empathie. Onderwerpen die tijdens die activiteiten aan bod komen, zijn bijvoorbeeld omgaan met weerstand en tegenslag, gespreksvaardigheden en focus op resultaat.
Aantrekkingskracht als werkgever versterken
Onze medewerkers geven aan dat zij de huidige cao waarderen op punten als de mogelijkheden om zelf de werktijd in te delen en om zich te ontwikkelen. In juli 2024 komt er een nieuwe cao voor alle medewerkers van a.s.r. Met de nieuwe cao hopen we nóg aantrekkelijker te zijn als werkgever – voor bestaande én nieuwe medewerkers. Daarnaast lanceren we, om nieuwe medewerkers naar ons toe te trekken, een arbeidsmarktcampagne: #benieuwdnaarjou. Met de campagne spreken we onze doelgroep aan op hun drijfveren, persoonlijkheid, ambities of functie en nodigen we ze uit met ons in contact te komen.
Financiële ontwikkelingen
We verwachten dat onze omzet in 2024 licht zal toenemen, vooral door de ontwikkeling van het algemene prijspeil en bijdragen van klanten aan de kosten van het programma Wtp. We handhaven de ambitie om het klantportfolio op middellange termijn uit te breiden. Vanwege de Wtp zal er echter op korte termijn weinig beweging in de sector zijn. Met name door de kosten van ons programma Wtp en informatielandschap verwachten wij de komende jaren een negatief resultaat te realiseren. Daarom hebben we in 2024 afspraken met a.s.r. gemaakt over de versterking van de kapitaals- en liquiditeitsposities. Deze zijn na balansdatum geëffectueerd.
Groningen, 18 oktober 2024
De statutaire directie van TKP Pensioen B.V.:
P.H.J. (Paul) Everloo
Chief executive officer
F.A. (Frits) Bart
Chief client officer
K. (Karin) Bisschop
Chief financial & risk officer
J.W. (Joke) Westenbrink
Chief operations officer